oppimisentp.jpg
Etusivu>Oppimisen työkalupakki>Oppimisprojektit>Palaverikäytännöt

Palaverikäytännöt

 
Tehokas palaveri

 
Hyvä palaverikäytäntö – avain jämäkkyyteen ja tehokkaaseen ajankäyttöön

Projektitoiminnassa käytetään sekä virallisissa kokouksia (esim. ohjausryhmän kokoukset) että muodoltaan vapaampia projektiryhmän palavereita. Tässä osiossa on käsitelty tehokaan palaverin käytäntöjä.

Projektipäällikkö lähettää palaverista kutsun, jossa ilmenee ajankohta, paikka, varattava aika, aihe ja esityslista. Myös mahdollinen etukäteismateriaali on jaettava hyvissä ajoin ennen palaveria. Tehokas palaveri on hyvin suunniteltu ja se edellyttää valmistautumista.

Palaverin alussa tulee valita puheenjohtaja johtamaan palaveri ja sihteeri tekemään muistion. Puheenjohtajana voi toimia projektipäällikkö tai puheenjohtajuus voi olla myös kiertävä. Sihteerin vuoro on usein kiertävä ja vaihtelee eri kerroilla. Käsiteltävät asiat käydään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Sihteeri kirjaa ylös palaverissa käsitellyt asiat ja tekee siitä muistion (ks. muistio), jonka hän toimittaa projektiryhmän jäsenille esim. sähköpostilla. Lisäksi muistiot talletetaan projektikansioon.

Palaverissa puheenjohtajalla on tärkeä rooli. Hänen tehtävä on johtaa palaveria ja pitää keskustelu asiassa sekä tehdä väli- ja yhteenvetoja. Palaverin keskustelujen perusteella puheenjohtaja tekee keskustelusta yhteenvedon, muotoilee päätökset, ilmoittaa milloin päätös toteutetaan, ilmoittaa kuka on vastuussa päätöksen toteuttamisesta ja ilmoittaa milloin seuraava kokous pidetään.

Virallisista kokouksista tehdään pöytäkirja, mutta yleensä projektiryhmän kokouksista riittää vapaampimuotoinen muistio. Kokouskutsut, esityslistat ja pöytäkirjat/muistiot taltioidaan projektimappiin.

PROJko2.gif

     

Tehokas palaveri voi edetä seuraavasti:

  1. Höyryt pois” –jutustelu n. 5 – 10 min.

  2. Tavoitteiden määrittäminen (=esityslista), työskentelyn pelisääntöjen laatiminen n.10 min.

  3. Yhteistoiminnallinen työskentely.

  4. Tavoitteiden ja pelisääntöjen arviointi n. 5-10 min.

  5. Jatkon suunnittelu: välityöt ja seuraavan palaverin asialista n. 5-10 min. (Leppilampi, A. 2002.)

 

projektityokalut_sisalto.jpg